Après 1 an d’utilisation sur iNot Office Premium,
Maître Cédric PLÉAU, notaire associé à
Olivet (45), nous fait part de son expérience et souligne les points forts de la solution.
- Qu’est-ce qui vous a décidé à opter pour iNot Office Premium ?
« Face à la révolution du numérique et du Cloud et à l’évolution globale de la société qui en découle, les cabinets notariés ne doivent surtout pas être en reste. Depuis 2016, le Conseil supérieur du notariat nous incite d’ailleurs fortement à nous transformer, en intégrant des outils numériques pour dématérialiser nos procédures et renforcer l’interaction avec nos clients. Nous avons choisi iNot Office Premium dans ce contexte, très séduits par sa fonction Espace Client : elle répondait parfaitement à notre souhait d’aller vers toujours moins de papier et toujours plus de réactivité dans le traitement de nos dossiers. »
- Comment utilisez-vous l’espace client ?
« Aujourd’hui, tous les collaborateurs de l’office utilisent iNot Office Premium - notaires, clercs, jusqu’au comptable. Cet outil donne une image très moderne de notre étude et nos clients, spontanément, manifestent une grande satisfaction vis-à-vis de leur espace client. Nous avons systématisé l’ouverture de cet espace pour chaque nouveau dossier à traiter depuis notre migration vers iNot Office Premium en 2016 et nous créons cet espace à la demande pour tous les anciens clients qui le souhaitent. Nous gérons sans aucun problème plus de 1500 espaces clients à ce jour, avec ajout de 150 par mois en moyenne. »
- Quels avantages apporte cet espace à vos clients ?
« L’avantage pour nos clients, nouveaux comme ancien, est de pouvoir suivre en temps réel l’état de leur dossier, avec des notifications dès qu’une nouvelle pièce y est versée : ils constatent ainsi que nous nous occupons d’eux. Et ils accèdent à tout moment à leurs archives, à vie, sans plus devoir conserver chez eux des liasses de papier, pouvant atteindre les 250 pages. Enfin, iNot Office Premium nous a incités à transformer nos pratiques. Avant, lors d’une vente par exemple, nous attendions la publication foncière, soit 8 à 10 mois, pour envoyer le titre de propriété… beaucoup d’acquéreurs impatients nous appelaient au téléphone et se plaignaient. Aujourd’hui, sous 30 jours, toutes les pièces utiles sont disponibles dans l’espace client. »
- Et quels sont les bénéfices pour votre étude ?
« En interne, iNot Office Premium nous apporte un grand confort. Nous aussi recevons une notification à chaque nouvelle pièce versée dans l’espace client, par un collaborateur ou le client lui-même : nous sommes donc plus réactifs. Côté gains, nous avions déjà économisés près de 120.000 photocopies entre 2013 et 2016 en remettant les documents sur clés USB à nos clients. Avec l’espace client, nous en économisons 12.000 de plus chaque trimestre. Nous sommes aussi plus productifs grâce aux sms automatiques de relance des rendez-vous clients, au rattachement des emails aux dossiers, à toutes les facilités offertes par iNot Office Premium. Pour renforcer encore l’interactivité avec nos clients – c’est l’une de nos priorités - nous testons la nouvelle fonction Questionnaire de vente : elle nécessite une démarche volontaire du client, à nous de le convaincre qu’il sera gagnant aussi ! »
- Comment qualifieriez-vous vos relations avec GenApi ?
« Nous apprécions de voir arriver régulièrement de nouvelles fonctions et d’être sollicité par GenApi pour donner notre avis : être un utilisateur actif est pour nous très intéressant. GenApi est un vrai partenaire : le contact direct et les échanges constructifs que nous avons avec notre chargé de clientèle, qui maîtrise très bien notre métier, nous le confirme depuis 14 ans. »
